Vortrag halten: 5 Tipps für eine gelungene Präsentation
Vortrag halten

Heutzutage kommt im Job kaum einer noch um Präsentationen oder dem Vortrag halten herum. Führungskräfte müssen häufig vor Ihren Mitarbeitern sprechen, Vertriebler und Marketingleute das Unternehmen und die Produkte vor Kunden präsentieren. Selbst ein Bewerbungsgespräch ist so etwas wie eine kleine Präsentation – die Präsentation von sich selbst.

 

Die einen machen es sogar gern, andere stört es nicht und wieder andere haben regelrecht Panik davor. Doch das Ganze ist kein Hexenwerk. Wenn Sie folgende 5 Tipps beachten, werden Sie sich, wenn Sie den nächsten Vortrag halten schon viel sicherer sein und Ihre Zuhörer souverän überzeugen können:

 

5 Tipps, wenn Sie einen gelungen Vortrag halten wollen

 
 

Vorbereitung

Die richtige Vorbereitung ist eines der wichtigsten Elemente eines gelungenen Vortrags. Es sollte natürlich selbstverständlich sein, dass Sie sich im Vorfeld mit dem Thema Ihrer Präsentation oder Ihres Vortrags befassen. Gehen wir einfach davon aus, dass es sich sowieso um Ihr Thema handelt und Sie somit Experte auf dem Gebiet sind, über das Sie den Vortrag halten.

Viele denken, dass die inhaltliche Vorbereitung genug sei und planen insgesamt viel zu wenig Zeit dafür ein. Zu einer guten Vorbereitung gehört aber auch, dass man frühzeitig am Ort des Geschehens ist und sich in den Räumlichkeiten auskennt.

Bei Präsentationen oder Teammeetings im eigenen Unternehmen ist dies natürlich einfach und kann hintenangestellt werden. Halten Sie jedoch auf Ihnen bislang unbekannten Terrain einen Vortrag, sollten Sie mindestens 30 Minuten vor Beginn da sein. So haben Sie die Chance sich auch mental auf Ihren Vortrag vorzubereiten.

Dies ist nämlich mindestens genauso wichtig. Oder können Sie sich vorstellen, nachdem Sie eine Stunde im Stau gestanden sind, 5 Minuten vor Ihrem Vortrag in die Räumlichkeiten zu hetzen und dann trotzdem einen guten Vortrag zu halten?

 

 

Körpersprache

Wenn Sie einen Vortrag halten, hilft der beste Inhalt leider nichts, wenn dieser nicht richtig vermittelt wird. Lediglich 7% dessen was wir sagen wird über die Worte aus unserem Mund vermittelt. 38% machen Tonfall und Stimme aus. Achten Sie hierbei darauf, dass Sie in ausreichender Lautstärke und in angemessenem Tempo sprechen.

Wenn Sie zu schnell sprechen, können Ihre Zuhörer Ihnen weniger gut folgen und die Gefahr sich zu verhaspeln steigt enorm.

Doch selbst der beste Inhalt, die angenehmste Stimme und die richtige Geschwindigkeit helfen nichts, wenn die Körpersprache dazu nicht stimmt. Diese macht nämlich unglaubliche 55% unserer Kommunikation aus.

Achten Sie darauf, dass Sie weder Arme noch Beine verknoten, wenn Sie einen Vortrag halten. Stehen Sie entspannt und aufrecht, die Füße leicht auseinander.

So wirken Sie offen und selbstbewusst, bringen Ruhe in Ihre Atmung und Sie können laut und deutlich sprechen.
Unterstreichen können Sie Ihre Körpersprache noch durch passende Gesten.

 

Finden Sie für sich selbst heraus, bei welchen Gesten Sie sich wohl fühlen. Erzwingen Sie hier nichts, denn dann wirken Sie angestrengt und verspannt.

 

 

Blickkontakt

Wer kennt das nicht? Der Lehrer in der Schule, der Dozent und selbst der Professor an der Uni: die Vortragenden halten nur sehr selten Blickkontakt. Entweder sieht man den Rücken des Lehrers, der etwas an die Tafel schreibt, den Professor, der von seinem Skript abliest oder den jungen Lehrstuhlmitarbeiter, der während des Sprechens auf seine PowerPoint-Folien starrt.

Für Sie als Zuhörer ist dies nicht nur langweilig, sondern auch anstrengend. Wer seine Zuhörer überzeugen will, muss ihnen in die Augen schauen. Erst dann entsteht eine Art Verbindung und die Anwesenden hören Ihnen auch wirklich aufmerksam zu. Dies soll nicht heißen, dass Sie jede einzelne Person anstarren sollen – lassen Sie Ihren Blick einfach locker über die Reihen schweifen, während Sie Ihren Vortrag halten. Machen Sie dies aber ruhig und springen nicht mit Ihren Augen von einem Punkt zum nächsten. Denn dann wirken Sie sehr schnell hektisch und nervös.

 

 

Wiederholungen

Sie kennen den Inhalt Ihres Vortrags genau. Sie sind im Normalfall Experte auf Ihrem Gebiet und haben sich im Vorfeld vielleicht schon Stunden mit dem Thema beschäftigt. Sie wissen also genau, was Sie sagen wollen, wenn Sie Ihren Vortrag halten.

Für Ihre Zuhörer ist das von Ihnen Gesagte jedoch oft völliges Neuland. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihre Zuhörer an die Hand nehmen. Nennen Sie zu Beginn die wichtigsten Ziele Ihres Vortrags und fassen Sie das Gehörte am Ende noch einmal zusammen. So fällt es den Zuhörern leichter, die wichtigsten Punkte im Kopf zu behalten und später noch einmal zu reflektieren.

 

 

Übung macht den Meister

Was ist schlimmer, als ein Redner, der die ganze Zeit von seinen Notizen abliest, ständig den roten Faden verliert und sich immer wieder verhaspelt?

Doch wie können Sie das vermeiden? Richtig! Durch Übung.

Je besser Sie vorbereitet sind und je öfter Sie Ihre Präsentation geübt haben, desto sicherer werden Sie. Personen, die Ihren Vortrag mehrfach durchspielen, verhaspeln sich weniger und haben weniger Probleme damit die richtigen Worte zu finden.

Auch wenn Sie sich dabei noch so unwohl fühlen: Gehen Sie Präsentationssituationen nicht aus dem Weg oder versuchen Sie nicht sich davor zu drücken. Sie werden im Berufsleben immer wieder vor Menschen sprechen oder einen Vortrag halten müssen. Und je mehr Übung Sie darin haben und je mehr es zur Routine wird, desto besser.

 

Prioritäten setzen: so geht’s!
Prioritäten setzen

Prioritäten setzen ist manchmal wirklich nicht einfach.

Sie kennen das bestimmt: Sie hetzen durch den Tag – von Termin zu Termin und von Besprechung zu Besprechung. Sie beantworten Emails, nehmen Telefonanrufe entgegen und löschen bei dringenden Problemen hin und wieder mal ein kleines Feuer.
Am Ende des Tages haben Sie nicht das Gefühl, wirklich etwas geschafft zu haben. Sie sind frustriert und erschöpft.

Doch dies können Sie ganz einfach verhindern, indem Sie die richtigen Prioritäten setzen. Eine sehr gute Möglichkeit hierfür bietet das sogenannte „Eisenhower Prinzip“.

Bei diesem Prinzip werden die einzelnen Sachverhalte (Aufgaben, Investitionen,..) anhand zweier Kriterien bewertet: Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Aus diesem zwei Kriterien heraus entstehen vier Felder, denen die einzelnen Sachverhalte zugeordnet werden können. Je nachdem, in welchen Feld sie sich befinden, haben sie eine andere Priorisierung und müssen dementsprechend behandelt werden.

 

Prioritäten setzen

 

Prioritäten setzen: Feld A

In Feld A befinden sich diejenigen Aufgaben, die eine große Bedeutung haben und eine hohe Dringlichkeit besitzen. Diese Aufgaben sollten Sie auf jeden Fall selbst durchführen oder zu 100% an der Durchführung beteiligt sein. Diese Aufgaben sollten sofort erledigt werden. Hierbei ist aber zu beachten, dass „sofort“ je nach Branche und Position etwas anderes bedeuten kann. Denn je nach Position und Aufgabengebiet bewegen wir uns in unterschiedlichen Zeitwelten.

Für einen Produktions-Mitarbeiter kann „sofort“ beispielsweise innerhalb der nächsten Stunde bedeuten, während der Produktions-Leiter dabei eher von einem Tag bis einer Woche ausgehen wird. Die Geschäftsleitung hingegen, die langfristig plant, kann unter „sofort“ innerhalb des nächsten Monats oder Quartals verstehen.

 

Prioritäten setzen: Feld B

Aufgaben mit der Priorität B sind zwar sehr wichtig, aber nicht so dringend. Diese Prioritäten müssen Sie innerhalb Ihrer Zeitwelt terminieren. Hierzu ist es sehr wichtig, dass Sie Ihre Zeitwelt kennen. Durch die Terminierung machen Sie aus den B-Prioritäten ein künstliches A.

Doch anders als bei den Prioritäten mit der Einstufung A, passiert hier noch nichts Schlimmes, wenn Sie Ihre Frist nicht einhalten. Im ungünstigsten Fall wird ein A daraus oder Sie haben es eben so terminiert, dass es noch im Feld B bleibt und Sie es lediglich neu terminieren müssen. Durch das Terminieren schaffen Sie sich einen Überblick und können alles rechtzeitig abarbeiten.

 

Prioritäten setzen: Feld C

Aufgaben, die dem Feld C zugeordnet werden, sind zwar dringlich aber nicht so bedeutungsvoll. Diese Aufgaben sollten Sie delegieren, um sich nicht selber zu belasten und sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren zu können.

Das geht natürlich nicht immer: Ihr Blatt Papier sollten Sie natürlich schon selbst lochen, wenn Sie es abheften möchten 😉

Aber versuchen Sie möglichst viele der Aufgaben mit der Priorität C weiterzugeben, um sich einen gewissen Freiraum für die wichtigen Dinge zu schaffen.

 

Ablage/Papierkorb

Früher war es oft der große Stapel auf dem Schreibtisch, heute ist es meistens der Ordner „Sonstiges“ auf dem Computer.

Hier landen die Dinge, die man nicht richtig zuordnen kann.  Sie scheinen weder besonders dringlich, noch besonders wichtig zu sein.
Für uns Menschen ist es jedoch eine sehr schwierige Entscheidung, etwas für unwichtig zu befinden und wegzuwerfen. Wir legen die Aufgaben lieber ab und sagen uns, „das machen wir irgendwann.“

Aufgrund Ihrer Erfahrung können Sie aber bestimmt sehr gut einschätzen, ob bestimmte Aufgaben irgendwann einmal wichtig werden könnten. Trauen Sie sich ruhig auch mal die ein oder andere in den Papierkorb wandern zu lassen.

 

Empfehlung

Sie sind Projektleiter, Kundenberater oder selbstständiger Trainer? Dann empfehlen wir Ihnen 60% Ihrer Zeit mit Prioritäten zu verplanen und 40% für unvorhergesehene Dinge einzuplanen. Je nach Arbeitswelt können diese Zahlen natürlich variieren, sodass man einen größeren Puffer einplanen sollte. Der Puffer wird nämlich durch den Alltag gefüllt. Beispielsweise durch Verzögerungen aufgrund mangelhafter Planung oder schlechter Kommunikation.

Die Empfehlung nach dem Eisenhower Prinzip ist, dass Sie 65% Ihrer für Prioritäten geplanten Zeit mit Aufgaben der Prioriät A füllen sollten. Die Prioritäten der Kategorie B sollten 20% und die der Kategorie C sollten 15% einnehmen.

 

Prioritäten setzen Verteilung

 

Mit dieser Methode können Sie sich einen guten Überblick verschaffen. Feiner müssen Sie gar nicht planen. Denn man kann auch zu viel planen und ist dann nur noch damit beschäftigt. Oft ist jedoch sogar das Gegenteil der Fall. Die meisten Menschen neigen dazu, eher wenig zu planen und warten, bis jemand nach einem bestimmten Ergebnis fragt. Das heißt, sie arbeiten eher reaktiv, als aktiv. Das Eisenhower Prinzip ist daher beispielsweise ein sehr gutes Instrument, um effektiv zu arbeiten.

Insgesamt verhilft diese Methode Ihnen zu mehr Klarheit, Orientierung und Umsichtigkeit.

 

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Selbstmanagement: wie organisiere ich mich selbst?
Titelbild Artikel Selbstmanagement

Kennen Sie das? Sie hetzen durch den Tag und haben einen Termin nach dem anderen. Am Ende des Tages wissen Sie gar nicht, wo die Zeit geblieben ist und haben das Gefühl nicht wirklich etwas geschafft zu haben.
Dadurch wächst in Ihnen der Druck produktiver sein zu wollen und die Unzufriedenheit steigt.

So oder so ähnlich ging es uns allen schon einmal. Doch wie können Sie diesen Teufelskreis durchbrechen?

 

Das Schlüsselwort heißt Selbstmanagement

 

Doch was ist Selbstmanagement überhaupt? Und wie kann ich mich selbst managen?

 

Inhaltsverzeichnis

Was versteht man unter Selbstmanagement?

Für wen ist Selbstmanagement besonders wichtig?

Selbstmanagement: Wie organisiere ich mich selbst?

Checkliste für erfolgreiches Selbstmanagement

 

 

Was versteht man unter Selbstmanagement?

Was bedeutet es eigentlich sich selbst zu managen? Selbstmanagement ist ein Begriff der häufig genutzt, aber nur selten richtig verstanden wird. Die meisten hören nämlich Selbstmanagement und verstehen Zeitmanagement.

Doch wenn wir es ganz genau betrachten, können wir Zeit gar nicht managen. Denn auch wenn wir uns auf den Kopf stellen würden – ein Tag hat nun mal 24 Stunden.

Was wir jedoch managen können sind unsere Planung, unsere Organisation, unsere Motivation und unsere Zielsetzung.

Und genau das sind die vier Punkte, die für unser Selbstmanagement entscheidend sind. Ziel eines guten Selbstmanagements ist nämlich trotz der vielen Einflüsse von außen, die berufliche und persönliche Entwicklung in die eigene Hand zu nehmen.

 

Selbstmangement

 

 

Für wen ist Selbstmanagement besonders wichtig?

Zum einen ist es für Führungskräfte besonders wichtig Selbstmanagement perfekt zu beherrschen. Denn nur so können sie Ihre Mitarbeiter darin unterstützen und coachen. Denn wenn sich Mitarbeiter selbst managen können, wird Führungskräften eine große Last von den Schultern genommen und sie können sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren.

Zum anderen ist Selbstmanagement natürlich auch für selbstständige Trainer und Berater von großer Bedeutung. Wenn einem niemand direkt „auf die Finger schaut“ läuft man schnell Gefahr, sich in einer Aufgabe zu verlieren und somit wesentlich weniger effizient zu arbeiten.

 

 

Selbstmanagement: Wie organisiere ich mich selbst?

Es gibt die klassischen Methoden, die bei der Frage nach Selbst- bzw. Zeitmanagement von den meisten sofort genannt werden. Dazu zählen beispielsweise die ALPEN-Methode und die Eisenhower-Methode.

Doch egal mit welcher Methode Sie arbeiten möchten: für wirklich gutes Selbstmanagement ist es entscheidend, dass Sie sich im Vorfeld folgende sechs Fragen beantworten:

 

1.  Was ist Haupt- und was ist Nebentätigkeit?
Sie haben den ganzen Tag wirklich viel zu tun und das Gefühl, dass Sie nachts im Büro bleiben müssten, um alles schaffen zu können?Doch welche von den Aufgaben, die Sie sich selbst den ganzen Tag über stellen sind Haupttätigkeiten und welche sind Nebentätigkeiten?

 

Haupttätigkeiten

  • Haben etwas mit dem Geschäftserfolg zu tun
  • Bedienen Kernprozesse
  • Aufgaben am Start oder innerhalb einer Prozesskette

Beispiele:

  • Angebot erstellen
  • Projektbesprechung

Nebentätigkeiten

  • Unterstützungsprozesse
  • Haben keine zeitkritische Bedeutung
  • Kann ich sammeln und später abarbeiten

Beispiele:

  • Ablage
  • Datenbanken pflegen

Es ist wichtig, dass Sie ein Bewusstsein für die Abläufe entwickeln. Denn nur so können Sie wirklich zielgerichtet vorgehen.

 

 

2. Wie lange dauern bestimmte Vorgänge?
Es ist wichtig, dass Sie den zeitlichen Umfang einzelner Aufgaben kennen. Denn nur so können Sie erkennen, wie viel Zeit Sie für welche Tätigkeit einplanen müssen.Bei größeren Aufgaben bzw. Projekten kann es sinnvoll sein, diese in kleinere Teilaufgaben zu unterteilen.

 

 

3. Was kann ich delegieren, was sollte ich selbst machen?
Sind wir mal ehrlich: Sie selbst können Ihre Tätigkeit am besten ausführen oder? Doch zu Ihren Aufgaben als Führungskraft zählt auch das Delegieren. Auch, wenn Sie am liebsten alles selbst machen möchten: geben Sie Aufgaben an geeignete Mitarbeiter ab.Doch nicht jede Ihrer Aufgaben eignet sich dazu, delegiert zu werden. Deshalb müssen Sie zuerst herausfinden, welche der Aufgaben Sie unbedingt selbst erledigen sollten und welche Sie besser an Ihr Team weitergeben.Setzen Sie Prioritäten

Damit Sie auch wirklich die richtigen Aufgaben auswählen, sollten Sie unbedingt Prioritäten setzen. Wie Ihnen das gelingt, zeigen wir Ihnen hier.

 

 

4. Wo brauche ich Unterstützung?
Man kann nicht alles wissen, nicht alles können und nicht alles kennen. Manchmal brauchen wir einfach Unterstützung. Zum Beispiel von unseren Vorgesetzen, von unseren Kollegen oder von unseren Mitarbeitern.Für erfolgreiches Selbstmanagement ist es unerlässlich, dass Sie genau erkennen an welchen Punkten Sie Unterstützung brauchen.Sonst laufen Sie schnell Gefahr, sehr viel Zeit mit Überflüssigem zu verschwenden.

 

 

5. Welchen Rhythmus habe ich?
Um sich selbst managen zu können, sollte Ihnen bewusst sein, wie Ihr Tag, Ihre Woche, Ihr Monat, Ihr Jahr ablaufen.Je nachdem in welcher Branche und in welcher Position Sie tätig sind, haben Sie einen anderen Planungshorizont. Innerhalb dieses Horizontes müssen Sie genau wissen, wann sehr viel zu tun ist und wann Sie Freiraum haben, um sich selber zu organisieren.

Hier ein vereinfachtes, fiktives Beispiel:

Bernd Mustermann ist Automobilverkäufer bei der Auto AG. Er weiß, dass morgens immer viel zu tun ist, da ab 8:00 Uhr viele seiner Kunden anrufen. In der Zeit von 10:00 bis 12:00 Uhr hat er Luft und kann für diese Zeit Termine vereinbaren oder Liegengebliebenes abarbeiten. Da viele seiner Kunden die Zeit in der Mittagspause nutzen, erwartet er zwischen 12:00 und 13:00 Laufkundschaft, sodass er seine eigene Mittagspause meist auf 13:30 Uhr schiebt.

Zwischen der Mittagspause und 16:00 Uhr hat er wieder ein freies Zeitfenster, dass er nutzen kann, bevor ab 16:00 Uhr wieder vermehrt mit Laufkundschaft zu rechnen ist.

Beispiel Selbstmanagement

 

 

 

 

6. Welche Werkzeuge nutze ich?
Überlegen Sie einmal, mit welchen Werkzeugen und Methoden Sie arbeiten. Nutzen Sie den Kalender Ihres Mailprogramms? Führen Sie eine detaillierte Excel-Liste zu bestimmten Tätigkeiten? Schreiben Sie sich regelmäßig einen Tages- bzw. Wochenplan?Planung ist gut, sogar sehr gut. Doch auch mit der Planung kann man es übertreiben. Überprüfen Sie regelmäßig, ob ein scheinbares Hilfsmittel in Wirklichkeit mehr Zeit in Anspruch nimmt, als Sie sonst mit der reinen Durchführung bräuchten.

 

 

 

Checkliste für erfolgreiches Selbstmanagement

 

Checkliste Selbstmanagement

 

Sich selbst zu managen ist nicht einfach. Denn derjenige, der Ihrem erfolgreichen Selbstmanagement im Weg steht, sind meist Sie selbst.

Doch vor allem für Sie als Führungskraft oder als selbstständiger Trainer und Berater, ist Selbstmanagement enorm wichtig. Denn nur so können sowohl Sie zielgerichtet arbeiten.

 

 

Die Infografik für Sie zum Download:

 

Infografik Selbstmanagement

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