Prioritäten setzen ist manchmal wirklich nicht einfach.
Sie kennen das bestimmt: Sie hetzen durch den Tag – von Termin zu Termin und von Besprechung zu Besprechung. Sie beantworten Emails, nehmen Telefonanrufe entgegen und löschen bei dringenden Problemen hin und wieder mal ein kleines Feuer.
Am Ende des Tages haben Sie nicht das Gefühl, wirklich etwas geschafft zu haben. Sie sind frustriert und erschöpft.
Doch dies können Sie ganz einfach verhindern, indem Sie die richtigen Prioritäten setzen. Eine sehr gute Möglichkeit hierfür bietet das sogenannte „Eisenhower Prinzip“.
Bei diesem Prinzip werden die einzelnen Sachverhalte (Aufgaben, Investitionen,..) anhand zweier Kriterien bewertet: Wichtigkeit und Dringlichkeit.
Aus diesem zwei Kriterien heraus entstehen vier Felder, denen die einzelnen Sachverhalte zugeordnet werden können. Je nachdem, in welchen Feld sie sich befinden, haben sie eine andere Priorisierung und müssen dementsprechend behandelt werden.
Prioritäten setzen: Feld A
In Feld A befinden sich diejenigen Aufgaben, die eine große Bedeutung haben und eine hohe Dringlichkeit besitzen. Diese Aufgaben sollten Sie auf jeden Fall selbst durchführen oder zu 100% an der Durchführung beteiligt sein. Diese Aufgaben sollten sofort erledigt werden. Hierbei ist aber zu beachten, dass „sofort“ je nach Branche und Position etwas anderes bedeuten kann. Denn je nach Position und Aufgabengebiet bewegen wir uns in unterschiedlichen Zeitwelten.
Für einen Produktions-Mitarbeiter kann „sofort“ beispielsweise innerhalb der nächsten Stunde bedeuten, während der Produktions-Leiter dabei eher von einem Tag bis einer Woche ausgehen wird. Die Geschäftsleitung hingegen, die langfristig plant, kann unter „sofort“ innerhalb des nächsten Monats oder Quartals verstehen.
Prioritäten setzen: Feld B
Aufgaben mit der Priorität B sind zwar sehr wichtig, aber nicht so dringend. Diese Prioritäten müssen Sie innerhalb Ihrer Zeitwelt terminieren. Hierzu ist es sehr wichtig, dass Sie Ihre Zeitwelt kennen. Durch die Terminierung machen Sie aus den B-Prioritäten ein künstliches A.
Doch anders als bei den Prioritäten mit der Einstufung A, passiert hier noch nichts Schlimmes, wenn Sie Ihre Frist nicht einhalten. Im ungünstigsten Fall wird ein A daraus oder Sie haben es eben so terminiert, dass es noch im Feld B bleibt und Sie es lediglich neu terminieren müssen. Durch das Terminieren schaffen Sie sich einen Überblick und können alles rechtzeitig abarbeiten.
Prioritäten setzen: Feld C
Aufgaben, die dem Feld C zugeordnet werden, sind zwar dringlich aber nicht so bedeutungsvoll. Diese Aufgaben sollten Sie delegieren, um sich nicht selber zu belasten und sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren zu können.
Das geht natürlich nicht immer: Ihr Blatt Papier sollten Sie natürlich schon selbst lochen, wenn Sie es abheften möchten 😉
Aber versuchen Sie möglichst viele der Aufgaben mit der Priorität C weiterzugeben, um sich einen gewissen Freiraum für die wichtigen Dinge zu schaffen.
Ablage/Papierkorb
Früher war es oft der große Stapel auf dem Schreibtisch, heute ist es meistens der Ordner „Sonstiges“ auf dem Computer.
Hier landen die Dinge, die man nicht richtig zuordnen kann. Sie scheinen weder besonders dringlich, noch besonders wichtig zu sein.
Für uns Menschen ist es jedoch eine sehr schwierige Entscheidung, etwas für unwichtig zu befinden und wegzuwerfen. Wir legen die Aufgaben lieber ab und sagen uns, „das machen wir irgendwann.“
Aufgrund Ihrer Erfahrung können Sie aber bestimmt sehr gut einschätzen, ob bestimmte Aufgaben irgendwann einmal wichtig werden könnten. Trauen Sie sich ruhig auch mal die ein oder andere in den Papierkorb wandern zu lassen.
Empfehlung
Sie sind Projektleiter, Kundenberater oder selbstständiger Trainer? Dann empfehlen wir Ihnen 60% Ihrer Zeit mit Prioritäten zu verplanen und 40% für unvorhergesehene Dinge einzuplanen. Je nach Arbeitswelt können diese Zahlen natürlich variieren, sodass man einen größeren Puffer einplanen sollte. Der Puffer wird nämlich durch den Alltag gefüllt. Beispielsweise durch Verzögerungen aufgrund mangelhafter Planung oder schlechter Kommunikation.
Die Empfehlung nach dem Eisenhower Prinzip ist, dass Sie 65% Ihrer für Prioritäten geplanten Zeit mit Aufgaben der Prioriät A füllen sollten. Die Prioritäten der Kategorie B sollten 20% und die der Kategorie C sollten 15% einnehmen.
Mit dieser Methode können Sie sich einen guten Überblick verschaffen. Feiner müssen Sie gar nicht planen. Denn man kann auch zu viel planen und ist dann nur noch damit beschäftigt. Oft ist jedoch sogar das Gegenteil der Fall. Die meisten Menschen neigen dazu, eher wenig zu planen und warten, bis jemand nach einem bestimmten Ergebnis fragt. Das heißt, sie arbeiten eher reaktiv, als aktiv. Das Eisenhower Prinzip ist daher beispielsweise ein sehr gutes Instrument, um effektiv zu arbeiten.
Insgesamt verhilft diese Methode Ihnen zu mehr Klarheit, Orientierung und Umsichtigkeit.